Las empresas pueden gestionar sus documentos o contenidos de distintas formas. Una de ellas es gestionarlos directamente en los respectivos sistemas informáticos, utilizando un servidor local al cual estén conectados todos los ordenadores de la empresa que correspondan. Otra de ellas es gestionar los documentos a través de la nube mediante un software de gestión de documentos online.
En este post te proponemos repasar las ventajas que supondría para tu negocio apostar por la modalidad online, ya que cada vez más empresas están evaluando la nube como solución a la gestión de sus archivos y documentos.
Razones para usar un software de gestión documental online
Entre las razones para decantarse por un software gestión documental online, cabe mencionar varios puntos importantes.
1. No tiene costes de implementación, instalación y mantenimiento. Al contratar un programa como servicio o SaaS, es el proveedor quien se ocupa de proporcionar al usuario el acceso al software mediante el pago de un alquiler del mismo. Además, no tiene costes de instalación y alojamiento del programa, ni tampoco es el usuario quien se ocupa de las actualizaciones.
2. Mayor nivel de seguridad. Si almacenamos nuestros archivos en nuestros ordenadores, corremos el riesgo de que si un sistema informático sufre algún ataque, los documentos que hay en su interior puedan verse comprometidos. En el caso de usar un software de gestión documental online, sin embargo, tendríamos nuestros documentos a salvo y sería mucho más difícil que estos se borraran o perdieran.
3. Tu empresa necesita gestionar mejor sus contenidos. Cada día tu empresa genera un workflow inmenso que hay que clasificar, ordenar, categorizar y gestionar de la mejor forma posible para que los procesos de trabajo internos se desarrollen de manera eficaz. Tu empresa necesita prestar atención a la gestión de sus documentos.
4. Un software online es accesible desde cualquier parte. A diferencia de lo que ocurriría si almacenas tus documentos en los ordenadores de tu oficina, en el caso de un software de gestión documental en la nube podrías tener acceso las 24 horas, simplemente con una conexión a Internet, tanto desde tu dispositivo móvil como tu portátil.
5. Uso más sencillo y menor curva de aprendizaje. Los programas en la nube están hechos para que los usuarios tengan toda la información a su disposición, así como un soporte técnico que pueda asesorarlos sobre el manejo del programa. En este sentido, los empleados no necesitarán una formación extra muy exhaustiva para aprender a utilizar el nuevo software documental.
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